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Etiqueta Digital

Etiqueta Digital

Nos dias de hoje, o que vale fazer à distância e o que precisa ser pessoalmente

 Em tempos tecnológicos como o que vivemos, a comunicação anda um tanto fluída, rápida, automática, quase superficial. Mas nos esquecemos que as relações humanas acontecem no olho no olho, no toque, no sorriso e na empatia. Nas relações de trabalho não é diferente. Algumas situações exigem contato presencial, por isso, preparei aqui algumas dicas do que não fazer, seja por e-mail ou Whatsapp.

 Por e-mail:

Enviar um e-mail para vários destinatários que não se conhecem, com o endereço eletrônico em aberto - Não é uma prática adequada, pois permite que os seus contatos sejam compartilhados com outras pessoas, que poderão de forma mal intencionada usá-los para o envio de spam sem autorização. Neste caso, deve-se utilizar a cópia oculta.

 Enviar uma mensagem sem início e fim – É um protocolo bem receptivo iniciar um e-mail se apresentando com uma saudação, como por exemplo: “Olá Prezado Fulano, tudo bem?” Como também, finalizá-lo com “Até breve ou Atenciosamente” e fechar a mensagem com uma assinatura padrão que pode ser configurada no seu programa.

 Redigir e-mails extensos - Mensagens eletrônicas foram feitas para serem curtas, enviar anexos e para documentar algo que foi tratado verbalmente e não para discutir alguma situação ou tratar assuntos confidenciais. Quando o assunto tratado gerar polêmica, uma conversa ao telefone ou pessoalmente será a melhor saída para uma solução saudável.

 Escrever as palavras com letras maiúsculas significa GRITAR. Assim como na comunicação verbal, a comunicação escrita deve ser respeitosa e utilizar bom tom, sem gírias e palavrões ou sarcasmos. Trate os outros da mesma forma que gostaria de ser tratado.

 Utilizar o e-mail profissional para fins pessoais - As empresas têm acesso a todas as suas mensagens. Pense bem antes de clicar em enviar, pois o e-email é um documento e pode ser utilizado contra você.

 Tratar assuntos importantes, como feedback e demissão – Pode parecer óbvio, mas acontece. Dar um feedback, seja positivo ou negativo, sempre deve ser pessoalmente, olho no olho e com o devido cuidado que a situação exige. A mesma coisa para as demissões. Ainda que se trate de corte na empresa e os funcionários estejam sabendo, é questão de respeito anunciar o desligamento em uma conversa cara a cara.

 Whatsapp:

Não se identificar ao enviar uma mensagem para uma pessoa que não está na sua lista de contatos - Inicie a mensagem com uma saudação, seguida da sua apresentação pessoal, se for o caso, informar onde se conheceram, informar o motivo da mensagem e finalize com um agradecimento.

 Envio de áudios extensos - Os áudios são ótimos recursos, que contribuem para sermos produtivos, porém eles devem ser curtos, com informações objetivas e sem enrolação.

 Grupos de whatsappNão inclua em grupos as pessoas que não foram consultadas previamente para fazerem parte. - Ao ingressar em um grupo profissional, verifique se há regras de conduta sobre conteúdos de mensagens que são permitidas. Evite excessos de mensagens, imagens e vídeos desnecessários e que estão fora do propósito do grupo, como imagens de “bom dia”, discussões políticas, religiosas e qualquer outro tipo de polêmica.

 Horário de envio de mensagens – Dê preferência para o envio de mensagens durante o horário comercial ou atente para não enviar muito cedo ou muito tarde da noite. O bom senso deve prevalecer.

 Visualizar a mensagem e não responder – Às vezes a pessoa que recebe a mensagem pode vê-la, mas não respondê-la, porque pode estar fazendo algo que o impeça de responder devidamente a mensagem naquele momento. Para quem envia a mensagem, principalmente os mais ansiosos, dá uma sensação de descaso ou um sentimento de não ser importante. Caso haja urgência em resolver o assunto, não espere o retorno, pegue o telefone e ligue.

 Avisos de recebimento de mensagem - Não é nada prazeroso ficar ouvindo os avisos sonoros de mensagens enviadas para você, e pior que isto, é fazer as pessoas que estão ao seu redor também ouvi-los.Ou seja, não entre em modo automático e assuma uma conduta digital única para seus amigos, familiares e no ambiente corporativo. O universo online é um reflexo do pessoal e ninguém tem o mesmo comportamento o tempo todo. Sempre varia de acordo com o ambiente. Na dúvida, apele para o bom senso. Esse nunca falha!

Patrícia Atui é Palestrante, Business Coach com formação internacional pela Action Coach, Coach Executivo e Ontológico, Economista pela Univ. Mackenzie/SP, pós graduada em finanças pelo IPEP/SP e coautora do livro Empreendedor Total – Ed.Literare Books International – 2016.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
NÃO TENHO TEMPO!

 Quantas vezes escutamos ou dizemos a frase “Não tenho tempo”? Por que umas pessoas têm tempo e outras não? Qual o sentido que existe nesta frase que apresento como tema deste artigo, considerando que todos nós temos igualmente 24 horas no dia para desfrutarmos?

 A diferença entre as pessoas que têm tempo, e as que não o têm, é a capacidade de organização de atividades e utilização correta do tempo, de forma a priorizar as tarefas de acordo com os objetivos.

 Para sermos bem sucedidos na utilização do nosso tempo, temos que obrigatoriamente ter o domínio de três principais áreas:

 1 Autocontrole

 O autocontrole do tempo é uma obrigação para quem quer caminhar rumo à alta produtividade, iniciando pela mudança da fala : “Não tive tempo” por “Isto não foi minha prioridade”.

 Otimize o seu tempo, priorizando o que tem que ser feito ao invés de ficar apagando pequenas fogueiras e apenas lidar com as coisas que estão à sua frente. Organize uma lista de tarefas e as classifique em blocos por prioridade, saia do urgente e fique no importante e avalie qual é o alvo do seu tempo:

A maioria das pessoas dedica o tempo a fazer “coisas não urgentes e não importantes”, como se distrair com mensagens e redes sociais em smartphones. A se iludir, fazendo “coisas urgentes e não importantes”, com assuntos relacionados ao atendimento do dia a dia, ou reagir a atividades “urgentes e importantes”, apagando incêndios, ao invés de passar a maior parte do tempo fazendo “coisas não urgentes, mas importantes“, como trabalhar focado em um plano para alcançar os objetivos traçados e assim obter os resultados esperados.

 2 Planejamento

 Cada minuto que você passar planejando poderá economizar de cinco a dez minutos na execução.

Desenvolva um plano de ação, estabeleça objetivos, defina as tarefas que precisarão ser executadas, os envolvidos na execução, estabeleça datas e frequência para a realização, coloque as tarefas em uma agenda e reavalie o seu plano continuamente.

3 Delegação

 Faça uma lista de autocontrole do tempo, como uma simples tabela contendo as atividades que você quer fazer, mas que não precisa fazê-las e assim obterá as tarefas que poderá delegar.

 Para delegar uma tarefa a uma pessoa você primeiro deverá certificar-se que esta pessoa tem competência e tempo para fazê-la. O próximo passo é definir o que será feito, escrevendo de forma clara, explicando a importância da tarefa, assegurar-se que a pessoa entendeu o processo que fará e por último determinar prazos para a execução, e desta forma, não precisará micro gerenciar.

 Uma boa gestão do tempo é o ponto de partida para realizarmos os nossos propósitos e esta necessidade não é somente devido à nossa vida moderna composta com tecnologias e milhares de compromissos do dia a dia. Há muitos anos já era percebida a importância da utilização do tempo, conforme expressou o escritor alemão Johann Wolfgang Von Goethe, um dos líderes da literatura alemã, nos séculos XVIII e XIX, com a seguinte frase: “Nós sempre teremos tempo suficiente, se soubermos usá-lo de forma correta”

Patrícia Atui é Palestrante, Business Coach com formação internacional pela Action Coach, Coach Executivo e Ontológico, Economista pela Univ. Mackenzie/SP, pós graduada em finanças pelo IPEP/SP e coautora do livro Empreendedor Total – Ed.Literare Books International – 2016. Contato: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.

 

 
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